Allgemeine Geschäftsbedingungen für Mortgage Documents der Smart Backoffice Solutions B.V.

Fassung vom 14. September 2026

Parteien dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind:

A. Smart Backoffice Solutions B.V., mit Sitz und Geschäftsanschrift Saal van Zwanenbergweg 11, 5026 RM Tilburg, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KvK) unter der Nummer 90141482, nachstehend „Anbieter“ genannt; und

B. Das Unternehmen oder die Organisation, das bzw. die mit dem Anbieter einen Vertrag über Mortgage Documents geschlossen hat oder Mortgage Documents ohne schriftlichen Vertrag nutzt, zum Beispiel bei einer Testnutzung, nachstehend „Kunde“ genannt.

Anbieter und Kunde werden nachstehend gemeinsam als Parteien und jeder für sich als Partei bezeichnet.

In Erwägung, dass:

wird Folgendes vereinbart:

1. Begriffsbestimmungen:

1.1. Vertrag: der zwischen den Parteien geschlossene Vertrag über die Software, die der Kunde vom Anbieter bezieht. Haben die Parteien keinen schriftlichen Vertrag geschlossen, wie bei einer Testnutzung, gilt die Nutzung der Software als Vertrag.

1.2. Nutzer: Eine natürliche Person, die vom Kunden bevollmächtigt ist, die Software im Namen des Kunden zu nutzen.

1.3. Testnutzung: Nutzung der Software, ob kostenlos oder nicht, ohne schriftlichen Vertrag oder vor dessen Abschluss, zum Beispiel um die Software mit eigenen Dokumenten zu testen. Bei einer Testnutzung gelten diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag uneingeschränkt. Artikel 4 und die Artikel 5.1 bis 5.4 gelten bei einer Testnutzung nur, soweit die Parteien Preise oder eine Vertragslaufzeit vereinbart haben.

1.4. Vertragsende: der Zeitpunkt, zu dem der Vertrag endet. Bei einer Testnutzung ist dies der früheste der folgenden Zeitpunkte: Der Anbieter widerruft den API-Schlüssel des Kunden; der Kunde teilt dem Anbieter per E-Mail mit, dass er die Nutzung beendet; oder seit der letzten Einreichung eines Dokuments durch den Kunden sind sechs Monate vergangen.

2. Zugang zur und Nutzung der Software:

2.1. Der Anbieter gewährt dem Kunden ein nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht auf Zugang zur und Nutzung der Software.

2.2. Der Kunde kann Nutzer benennen und bevollmächtigen, im Namen des Kunden auf die Software zuzugreifen und diese zu nutzen. Der Kunde ist für die Handlungen dieser Nutzer und deren Einhaltung der Bedingungen verantwortlich.

2.3. Der Kunde ist für einen sorgfältigen Umgang mit der Software und dem Zugang zu ihr sowie für einen sorgfältigen Umgang seiner Nutzer mit den Zugangsdaten und API-Schlüsseln zur Software verantwortlich. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter wegen Schäden frei, die durch ein unsorgfältiges Handeln seiner Nutzer in Bezug auf den Zugang und die Zugangsdaten zur Software verursacht werden.

2.4. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass die personenbezogenen Daten, die dem Anbieter zur Verarbeitung übermittelt werden, den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) entsprechen.

2.5. Der Kunde verpflichtet sich, die Software nicht:

3. Funktionalität:

3.1. Die vom Anbieter angebotene Funktionalität umfasst

3.2. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 98 % an. Diese Verfügbarkeit ist definiert als der prozentuale Anteil an der Summe der Stunden, in denen die Software für den Kunden zur Nutzung verfügbar ist. Diese Summe der Stunden wird berechnet als die Summe der Stunden von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr, ausgenommen:

3.3. Der Anbieter haftet nicht für Schäden durch höhere Gewalt oder durch unvorhergesehene Umstände, auf die er keinen Einfluss hat. Als höhere Gewalt gelten unter anderem eine Internetstörung, Epidemie, Krieg, Naturkatastrophe oder Streik.

3.4. Der Anbieter bietet Support bei einem Mangel an der Lieferung, sofern der Mangel nachweisbar und/oder reproduzierbar ist. Als Mangel gilt die Nichterfüllung oder nicht vollständige Erfüllung der in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen beschriebenen Funktionalität.

3.5. Der Kunde informiert den Anbieter innerhalb einer Frist von zwei Wochen über einen Mangel an einer Lieferung oder über eine Pflichtverletzung bei der Durchführung des Vertrags. Wird ein Mangel oder eine Pflichtverletzung nicht innerhalb von zwei Wochen geltend gemacht, entfällt die diesbezügliche Haftung des Anbieters.

3.6. Die Software verarbeitet ein Dokument je Aufruf. Ausleseergebnisse sind über die API bis eine Stunde nach Abschluss der Verarbeitung abrufbar; danach gibt die API sie nicht mehr zurück. Der Kunde ruft Ergebnisse rechtzeitig ab und speichert sie selbst.

4. Preise und Rechnungsstellung

4.1. Der Anbieter kann die Preise einmal pro Kalenderjahr um höchstens 5 % erhöhen. Der Kunde wird hierüber rechtzeitig informiert. Eine jährliche Preiserhöhung berechtigt nicht zur vorzeitigen Beendigung des Vertrags.

4.2. Periodische Zahlungen sind vor Beginn des betreffenden Zeitraums fällig. „Overuse“-Tarife werden periodisch (monatlich oder vierteljährlich) nachträglich in Rechnung gestellt.

5. Laufzeit und Beendigung des Vertrags:

5.1. Nach Ablauf der im Vertrag genannten Vertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um dieselbe Laufzeit.

5.2. Der Kunde kann den Vertrag mit dem Anbieter mit einer Kündigungsfrist von drei Kalendermonaten zum Ende der Vertragslaufzeit kündigen.

5.3. Hat der Kunde die Software während eines ununterbrochenen Zeitraums von sechs Monaten nicht genutzt, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag einseitig zu beenden. Der Anbieter wird den Kunden darauf hinweisen; nach einer „Grace Period“ von weiteren zwei Monaten ohne Nutzung kann der Vertrag vom Anbieter beendet werden.

5.4. Liefer- und Zahlungsverpflichtungen gelten bis zum Ende der Vertragslaufzeit eines (gekündigten) Vertrags fort.

5.5. Nach Beendigung erlischt das Recht auf Zugang zur und Nutzung der Software. Was nach dem Vertragsende mit Dokumenten und Daten, die der Kunde in die Software hochgeladen hat, und mit den Ausleseergebnissen geschieht, regelt Artikel 5.3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

5.6. Bei einem Antrag auf Zahlungsaufschub (surséance van betaling), der Eröffnung des Insolvenzverfahrens und der Aufgabe des eigenen Unternehmens kann der Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist beendet werden. Beendet der Anbieter in diesen Fällen den Vertrag, besteht kein Anspruch auf Rückerstattung bereits erhaltener Beträge oder auf (Schadens-)Ersatz.

5.7. Sofern nicht anders bestimmt, bleiben bei einer Beendigung des Vertrags diejenigen Vereinbarungen in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die ihrer Natur nach auch nach Beendigung des Vertrags fortgelten sollen, uneingeschränkt in Kraft.

6. Geistige Eigentumsrechte

6.1. Der Anbieter und etwaige Lizenzgeber des Anbieters besitzen alle geistigen Eigentumsrechte an den Lieferungen des Anbieters (einschließlich aller Programme, Datenbanken, Handbücher, Angebote und Websites). Das gesamte geistige Eigentum daran verbleibt beim Anbieter und etwaigen Lizenzgebern des Anbieters.

6.2. Inhalte (Daten, Dokumente), die der Kunde in Anwendungen und Software des Anbieters hochlädt, sind und bleiben Eigentum des Kunden. Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, die Inhalte zu nutzen, um diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu erfüllen und, zu den Bedingungen von Artikel 2.8 des Auftragsverarbeitungsvertrags, die Software zu testen und zu verbessern.

6.3. Der Anbieter stellt den Kunden von etwaigen Ansprüchen Dritter wegen einer Verletzung geistiger Eigentumsrechte durch die Nutzung der Software des Anbieters frei. Dies unter der Bedingung, dass diese Ansprüche nicht (auch) die Folge eines eigenen fehlerhaften Handelns des Kunden sind. Zudem wird der Kunde (auf eigene Kosten) den Anbieter uneingeschränkt unterstützen, um etwaige Ansprüche abwehren zu können.

7. Geheimhaltung und Datensicherheit

7.1. Beide Parteien verpflichten sich zur Vertraulichkeit und Geheimhaltung in Bezug auf geschützte oder vertrauliche Informationen, die sie während des Zustandekommens und der Laufzeit des Vertrags von der anderen Partei erhalten. Beide Parteien werden keine Daten oder Informationen über den Geschäftsbetrieb, die Programme, die Dienstleistungen usw. der jeweils anderen Partei an andere Parteien weitergeben oder übertragen, auch nicht nach Beendigung eines Vertrags.

7.2. Die Geheimhaltungspflicht gilt auch für alle natürlichen und juristischen Personen, mit denen die Parteien verbunden sind. Ist es für eine ordnungsgemäße Durchführung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen erforderlich, eine externe Partei hinzuzuziehen, ist es gestattet, Daten und Wissen mit der externen Partei zu teilen, sofern diese sich vorab schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet.

8. Haftung

8.1. Der Anbieter ist in keinem Fall für etwaige Schäden verantwortlich, die durch ein fehlerhaft ausgelesenes oder analysiertes Dokument entstehen. Der Kunde ist und bleibt selbst für eine korrekte Analyse der in die Software hochgeladenen Dokumente und Akten verantwortlich. Der Kunde erkennt an, dass die Software lediglich ein Hilfsmittel für die Analyse und Beurteilung von Dokumenten ist und dass die Verantwortung für eine korrekte Beurteilung von Dokumenten beim Kunden verbleibt.

8.2. Unbeschadet zwingender gesetzlicher Bestimmungen ist die Haftung des Anbieters für unmittelbare oder mittelbare Schäden auf den Betrag beschränkt, der aus der Betriebshaftpflichtversicherung und/oder Berufshaftpflichtversicherung des Anbieters ausgezahlt wird, und, falls die Betriebshaftpflichtversicherung und/oder Berufshaftpflichtversicherung nicht greift oder nicht zahlt, auf den einfachen Rechnungswert der letzten 12 Kalendermonate des Kunden.

9. Abwerbeverbot für Mitarbeiter: Während eines Vertrags und für einen Zeitraum von einem Jahr nach Beendigung eines Vertrags ist es nicht gestattet, Mitarbeiter des Anbieters ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters direkt oder indirekt Tätigkeiten für den Kunden ausführen zu lassen. Bei einem Verstoß gegen diese Klausel wird eine sofort fällige Vertragsstrafe von 50.000 € pro Verstoß fällig.

10. Sonstige Vereinbarungen

10.1. Diese Vereinbarungen sowie alle daraus hervorgehenden außervertraglichen Rechte und Pflichten unterliegen in jeder Hinsicht niederländischem Recht. Alle Streitigkeiten zwischen den Parteien, die im Zusammenhang mit diesen Vereinbarungen oder mit daraus folgenden Vereinbarungen entstehen, werden in erster Instanz von dem Gericht entschieden, in dessen Bezirk der Anbieter seinen Sitz hat.

10.2. Alle Änderungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt.

10.3. Der Anbieter ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen einseitig zu ändern. In diesem Fall wird der Anbieter den Kunden rechtzeitig über die Änderungen informieren. Zwischen dieser Mitteilung und dem Inkrafttreten der geänderten Bedingungen liegt mindestens ein Monat. Führt die Änderung dazu, dass dem Kunden eine Leistung erbracht wird, die wesentlich von der ursprünglichen Leistung abweicht, und kann der Anbieter hierfür keine angemessene Lösung anbieten, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag zu dem Datum aufzulösen, an dem die geänderten Bedingungen in Kraft treten.

10.4. Sollten sich eine oder mehrere Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen in diesem Vertrag oder den zugehörigen Anlagen als unwirksam erweisen, bleiben diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Anlagen im Übrigen in Kraft. Die Parteien werden sich über die unwirksamen Bestimmungen beraten, um eine wirksame Ersatzregelung zu treffen, die dem Sinn und Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so nahe wie möglich kommt.

Zu diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen gehören die folgenden Anlagen:

Auftragsverarbeitungsvertrag mit Anlagen

Anlage: Auftragsverarbeitungsvertrag

Parteien dieses Auftragsverarbeitungsvertrags sind:

A. Smart Backoffice Solutions B.V., mit Sitz und Geschäftsanschrift Saal van Zwanenbergweg 11, 5026 RM Tilburg, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KvK) unter der Nummer 90141482, nachstehend „Auftragsverarbeiter“ genannt; und

B. Das Unternehmen oder die Organisation, das bzw. die mit dem Auftragsverarbeiter einen Vertrag über Mortgage Documents geschlossen hat oder Mortgage Documents ohne schriftlichen Vertrag nutzt, zum Beispiel bei einer Testnutzung, nachstehend „Verantwortlicher“ genannt.

Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher werden nachstehend gemeinsam als Parteien und jeder für sich als Partei bezeichnet.

In Erwägung, dass:

wird Folgendes vereinbart:

1. Begriffsbestimmungen:

1.1. Verantwortlicher: Die Stelle (eine natürliche oder juristische Person, ein Dienst, eine Behörde oder eine andere Organisation), die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

1.2. Auftragsverarbeiter: Die Stelle (eine natürliche oder juristische Person, ein Dienst, eine Behörde oder eine andere Organisation), die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

1.3. Betroffene Person: Die Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, in der Regel ein Kunde des Verantwortlichen.

1.4. Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1.5. Verarbeitung: Jeder Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies umfasst unter anderem, aber nicht ausschließlich, das Erheben, Erfassen, Speichern, Verändern, Abfragen, Einsehen, Verwenden, Offenlegen und Löschen von Daten.

1.6. Unterauftragsverarbeiter: Jeder externe Dienstleister oder Subunternehmer, der vom Auftragsverarbeiter hinzugezogen wird, um bei der Datenverarbeitung zu unterstützen, zu den Bedingungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrags.

1.7. Datenpanne: Eine Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt.

2. Zweck und Umfang der Verarbeitung:

2.1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und das Einreichen von Dokumenten bei der Software gelten als diese Weisungen. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur für die in Anlage A beschriebenen Zwecke und nicht für sonstige Zwecke (eigene Zwecke oder die anderer). Das Testen und Verbessern der Software (Zweck (b) in Anlage A) erfolgt nur zu den Bedingungen von Artikel 2.8.

2.2. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet nur die in Anlage A beschriebenen Kategorien personenbezogener Daten.

2.3. Der Auftragsverarbeiter gibt Daten nur an die in Anlage B aufgeführten Unterauftragsverarbeiter weiter, es sei denn, er ist gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet. In diesem Fall informiert er den Verantwortlichen vorab, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

2.4. Der Auftragsverarbeiter bearbeitet oder ergänzt keine Daten ohne vorherige Zustimmung des Verantwortlichen, abgesehen vom Auslesen, Prüfen und Formatieren von Daten, das die Software als Dienstleistung ausführt.

2.5. Der Auftragsverarbeiter bewahrt eingereichte Dokumente und die Ausleseergebnisse während der Laufzeit des Vertrags auf, damit er Support leisten, Dokumente erneut verarbeiten und zu den Bedingungen von Artikel 2.8 die Software testen und verbessern kann. Über die API sind Ergebnisse bis eine Stunde nach Abschluss der Verarbeitung abrufbar; danach gibt die API sie nicht mehr zurück. Der Verantwortliche kann jederzeit schriftlich (eine E-Mail genügt) verlangen, dass bestimmte oder alle Dokumente und Ergebnisse gelöscht werden; der Auftragsverarbeiter führt ein solches Verlangen innerhalb eines Monats aus. Der Auftragsverarbeiter darf Dokumente und Ergebnisse auch früher löschen.

2.6. Der Auftragsverarbeiter speichert oder verarbeitet keine Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“).

2.7. Der Verantwortliche ist selbst dafür verantwortlich, dass die personenbezogenen Daten, die dem Auftragsverarbeiter zur Verarbeitung übermittelt werden, den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften entsprechen. Dies gilt insbesondere für Gesundheitsdaten und die niederländische Bürgerservicenummer (BSN), die auf manchen Dokumenten stehen (siehe Anlage A), sowie für die Information der betroffenen Personen über die Verarbeitung, einschließlich der Verarbeitung nach Artikel 2.8.

2.8. Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter an und gestattet ihm, eingereichte Dokumente und Ausleseergebnisse auch zu verwenden, um die Software für alle Kunden der Software zu testen und zu verbessern, zum Beispiel indem korrekte Ergebnisse festgehalten werden, an denen die Genauigkeit gemessen wird, und indem Anweisungen und Modelle verbessert werden. Dabei gilt: (i) nur dafür benannte Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters haben Zugriff; (ii) die Daten bleiben im EWR und werden nur mit den in Anlage B aufgeführten Unterauftragsverarbeitern verarbeitet; (iii) die Daten werden nicht verkauft, nicht an Dritte weitergegeben und nicht verwendet, um betroffene Personen zu beurteilen oder zu kontaktieren. Der Verantwortliche kann diese Verwendung jederzeit schriftlich (eine E-Mail genügt) ablehnen oder beenden. Der Auftragsverarbeiter verwendet die Daten des Verantwortlichen dann nur noch für Zweck (a) in Anlage A und entfernt sie innerhalb eines Monats aus den Datenbeständen, mit denen die Software getestet und verbessert wird. Bereits umgesetzte Verbesserungen, wie angepasste Anweisungen, bleiben bestehen. Nach dem Vertragsende verwendet der Auftragsverarbeiter die Daten nicht mehr für diesen Zweck.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung:

3.1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit allen geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften, einschließlich der DSGVO.

3.2. Alle Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters sind zur Geheimhaltung der vom Verantwortlichen zur Verfügung gestellten Daten verpflichtet, von denen sie Kenntnis erlangen.

3.3. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Weisung seiner Auffassung nach gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt.

4. Unterauftragsverarbeitung:

4.1. Der Auftragsverarbeiter hat einen oder mehrere Unterauftragsverarbeiter; diese sind in Anlage B aufgeführt. Durch die Nutzung der Software erklärt sich der Verantwortliche mit der Inanspruchnahme der Dienste dieser Unterauftragsverarbeiter durch den Auftragsverarbeiter einverstanden.

4.2. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter eine allgemeine schriftliche Genehmigung zur Hinzuziehung von Unterauftragsverarbeitern. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen mindestens einen Monat im Voraus per E-Mail über die Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus berechtigten Gründen Einspruch erheben. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Verantwortliche den Vertrag zu dem Datum beenden, an dem die Änderung wirksam wird.

4.3. Der Auftragsverarbeiter erlegt Unterauftragsverarbeitern mindestens dieselben Pflichten auf, die in diesem Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt sind, und überprüft, dass diese Unterauftragsverarbeiter sie erfüllen.

4.4. Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang für die Erfüllung der Pflichten des Unterauftragsverarbeiters.

5. Datensicherheit und Speicherung

5.1. Der Auftragsverarbeiter setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Eine Aufstellung eines Teils dieser Maßnahmen findet sich in Anlage C.

5.2. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, nach Möglichkeit innerhalb von 48 Stunden, nachdem ihm eine Datenpanne bekannt geworden ist. Er stellt dabei die Informationen bereit, die der Verantwortliche benötigt, um die Datenpanne der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) und gegebenenfalls den betroffenen Personen zu melden, und hält den Verantwortlichen über die ergriffenen Maßnahmen auf dem Laufenden.

5.3. Nach dem Vertragsende bewahrt der Auftragsverarbeiter die Dokumente, Ausleseergebnisse und sonstigen personenbezogenen Daten des Verantwortlichen auf, bis der Verantwortliche schriftlich (eine E-Mail genügt) ihre Löschung oder Rückgabe verlangt. Die Rückgabe erfolgt als Export der Ausleseergebnisse in einem gängigen Dateiformat. Der Auftragsverarbeiter führt ein solches Verlangen innerhalb eines Monats aus und löscht dabei auch alle vorhandenen Kopien, sofern nicht das geltende Recht eine Speicherung vorschreibt. Ohne ein solches Verlangen löscht der Auftragsverarbeiter die Daten spätestens zwölf Monate nach dem Vertragsende. Bis dahin verwendet er die Daten nur, um sie aufzubewahren und auf Verlangen zurückzugeben. Kopien in Back-ups verfallen mit dem üblichen Back-up-Zyklus.

5.4. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung seiner Pflichten aus den Artikeln 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherige Konsultation), unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen.

6. Audits und Inspektionen

6.1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der in diesem Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Pflichten erforderlich sind, ermöglicht Audits und Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen vom Verantwortlichen beauftragten Prüfer und wirkt in angemessenem Umfang daran mit.

6.2. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Pflichten, auf Anträge betroffener Personen zu reagieren, die ihre Rechte nach den geltenden Datenschutzvorschriften wahrnehmen.

7. Sonstige Bestimmungen

7.1. Jede Partei haftet für ihre eigene Verletzung dieses Auftragsverarbeitungsvertrags und stellt die andere Partei von allen Schäden frei, die aus einer solchen Verletzung entstehen.

7.2. Dieser Vertrag sowie alle daraus hervorgehenden außervertraglichen Rechte und Pflichten unterliegen in jeder Hinsicht niederländischem Recht. Alle Streitigkeiten zwischen den Parteien, die im Zusammenhang mit diesem Vertrag oder mit daraus folgenden Verträgen entstehen, werden in erster Instanz von dem Gericht entschieden, in dessen Bezirk der Auftragsverarbeiter seinen Sitz hat.

7.3. Alle Änderungen dieses Auftragsverarbeitungsvertrags werden vom Auftragsverarbeiter per E-Mail an den Verantwortlichen mitgeteilt.

7.4. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, diesen Auftragsverarbeitungsvertrag einseitig zu ändern. In diesem Fall wird der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen rechtzeitig über die Änderungen informieren. Zwischen dieser Mitteilung und dem Inkrafttreten der geänderten Bedingungen liegt mindestens ein Monat. Führt die Änderung dazu, dass dem Verantwortlichen eine Leistung erbracht wird, die wesentlich von der ursprünglichen Leistung abweicht, und kann der Auftragsverarbeiter hierfür keine angemessene Lösung anbieten, ist der Verantwortliche berechtigt, den Vertrag zu dem Datum aufzulösen, an dem die geänderten Bedingungen in Kraft treten.

7.5. Sollten sich eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrags als unwirksam erweisen, bleibt der Vertrag im Übrigen in Kraft. Die Parteien werden sich über die unwirksamen Bestimmungen beraten, um eine wirksame Ersatzregelung zu treffen, die dem Sinn und Zweck der zu ersetzenden Regelung so nahe wie möglich kommt.

Zu diesem Auftragsverarbeitungsvertrag gehören die folgenden Anlagen:

Anlage A zum Auftragsverarbeitungsvertrag: Verarbeitete personenbezogene Daten und Verarbeitungszwecke

1. Verarbeitete personenbezogene Daten

Die Software des Auftragsverarbeiters liest Dokumente mithilfe von OCR-/KI-Techniken aus. Dies bedeutet notwendigerweise, dass alle lesbaren Daten aus diesen Dokumenten verarbeitet werden, auch Daten, die nicht in der nachstehenden Tabelle stehen, wie ein Passfoto oder eine Unterschrift auf dem Dokument. Die Software verwendet ein Passfoto nicht, um Personen zu erkennen.

Wünscht der Verantwortliche, dass bestimmte Daten auf einzureichenden Dokumenten nicht verarbeitet werden (wie z. B. die niederländische Bürgerservicenummer, BSN), so sind diese Daten auf den eingereichten Dokumenten unkenntlich zu machen.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten unterscheiden sich je nach Dokument. Die nachstehende Tabelle gibt für jede Dokumentkategorie an, (i) welche Dokumente die Software verarbeitet und (ii) welche personenbezogenen Daten die Software daraus ausliest.

Die Gesamtheit der personenbezogenen Daten, die für einen Verantwortlichen verarbeitet werden, wird durch die Dokumente bestimmt, die der Verantwortliche zur Verarbeitung an die Software des Auftragsverarbeiters weiterleitet.

Dokumentkategorie Dokumente Ausgelesene personenbezogene Daten

Identifikationsdokumente

Reisepass, Personalausweis
  • Name, Vornamen, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit;
  • Dokumentart, Dokumentnummer, Ausstellungsdatum, Ablaufdatum und ausstellende Behörde;
  • Die maschinenlesbare Zone, die bei manchen Dokumenten die Bürgerservicenummer enthält. Von der Bürgerservicenummer gibt die API nur zurück, ob sie sichtbar ist, nicht die Nummer selbst.

Einkommensdokumente

Gehaltsabrechnung, Arbeitgeberbescheinigung
  • Name, Vornamen, Geburtsdatum und Adresse des Arbeitnehmers; Name, Adresse und KvK-Nummer des Arbeitgebers; Name und Telefonnummer des Unterzeichners;
  • IBAN, Funktion, Beschäftigungsverhältnis, Stunden, Gehalt und sonstige Einkommensbestandteile, Pensionsbeitrag und Nettolohn;
  • Privatdarlehen über den Arbeitgeber und Lohnpfändung;
  • Gesundheits- und Urlaubsdaten, wenn die Gehaltsabrechnung Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Krankheitsurlaub oder Elternurlaub ausweist;
  • Ob die Bürgerservicenummer sichtbar ist.

Unternehmensdaten

Handelsregisterauszug (KvK)
  • Handelsname, Rechtsform, KvK- und RSIN-Nummer, SBI-Codes, Gründungsdatum;
  • Name, Vornamen und Rolle (etwa Inhaber, Gesellschafter, Anteilseigner oder Geschäftsführer) der Personen im Auszug.

Finanzprodukte

Übersicht der Studienschulden (DUO)
  • Name, Vornamen und Adresse des Kreditnehmers;
  • Für jeden Studienkredit Saldo, Zins, Laufzeit, Monatsrate und Tilgungsregeln;
  • Ob die Bürgerservicenummer sichtbar ist.

Objektdaten

Kaufvertrag, Wertgutachten
  • Name, Vornamen, Geburtsdatum und -ort, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Familienstand der Käufer; Name und Adresse der Auftraggeber des Gutachtens;
  • Daten zum Kauf wie Kaufpreis, bewegliche Sachen, Übergabedatum, Notar, Bankgarantie und Finanzierungsvorbehalt;
  • Daten zur Immobilie wie Adresse, Marktwert, Erbpacht, Eigentümergemeinschaft, Energielabel, Nachhaltigkeit und Fundament.

2. Betroffene Personen

3. Verarbeitungszwecke

(a) Automatisches Auslesen von Dokumenten zur weiteren Analyse und Verarbeitung durch den Verantwortlichen, einschließlich Support und erneuter Verarbeitung von Dokumenten;

(b) Testen und Verbessern der unter (a) oben verwendeten Software, zu den Bedingungen von Artikel 2.8 dieses Auftragsverarbeitungsvertrags.

Erläuterung: Der Verantwortliche kann die Verwendung für Zweck (b) jederzeit per E-Mail ablehnen; die Daten werden dann nur noch für Zweck (a) verwendet.

4. Aufbewahrungsfristen

Anlage B zum Auftragsverarbeitungsvertrag: Unterauftragsverarbeiter

Smart Backoffice Solutions B.V. nutzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter:

Unterauftragsverarbeiter Dienst Speicherort der Daten

Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure)

Hosting der Software, Speicherung von Dokumenten und Ergebnissen, Datenbank, Azure AI Document Intelligence und Azure OpenAI

Rechenzentren in den Niederlanden (West Europe), Irland (North Europe, für Back-ups) und Schweden (Sweden Central). Azure OpenAI verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der EU-Datenzone von Microsoft.

Anlage C zum Auftragsverarbeitungsvertrag: Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

1. Unsere technischen Sicherheitsmaßnahmen umfassen unter anderem:

2. Unsere organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen umfassen unter anderem: