Algemene voorwaarden Mortgage Documents van Smart Backoffice Solutions B.V.

Versie d.d. 14 september 2026

Partijen in deze Algemene Voorwaarden zijn:

A. Smart Backoffice Solutions B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan de Saal van Zwanenbergweg 11, 5026 RM Tilburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90141482, hierna te noemen ‘Aanbieder’; en

B. De onderneming of organisatie die met Aanbieder een overeenkomst voor Mortgage Documents heeft gesloten, of die Mortgage Documents gebruikt zonder schriftelijke overeenkomst, bijvoorbeeld bij Proefgebruik, hierna te noemen ‘Afnemer’.

Aanbieder en Afnemer zijn hierna gezamenlijk aan te duiden als Partijen en ieder voor zich Partij.

In aanmerking nemende dat:

Zijn overeengekomen als volgt:

1. Definities:

1.1. Overeenkomst: de tussen Partijen gesloten overeenkomst met betrekking tot de Software die Afnemer afneemt van Aanbieder. Hebben Partijen geen schriftelijke overeenkomst gesloten, zoals bij Proefgebruik, dan geldt het gebruik van de Software als de Overeenkomst.

1.2. Gebruiker: Een natuurlijk persoon welke door Afnemer gemachtigd is om namens Afnemer de Software te gebruiken.

1.3. Proefgebruik: gebruik van de Software, al dan niet kosteloos, zonder schriftelijke overeenkomst of in afwachting daarvan, bijvoorbeeld om de Software met eigen documenten te testen. Bij Proefgebruik gelden deze Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst volledig. Artikel 4 en de artikelen 5.1 tot en met 5.4 gelden bij Proefgebruik alleen voor zover Partijen tarieven of een contracttermijn hebben afgesproken.

1.4. Einde van de Overeenkomst: het moment waarop de Overeenkomst eindigt. Bij Proefgebruik is dat het vroegste van de volgende momenten: Aanbieder trekt de API-sleutel van Afnemer in; Afnemer meldt Aanbieder per e-mail dat hij stopt; of er zijn zes maanden verstreken sinds Afnemer voor het laatst een document heeft ingestuurd.

2. Toegang en gebruik van de Software:

2.1. Aanbieder verleent Afnemer een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht op toegang tot en gebruik van de Software.

2.2. Afnemer kan gebruikers aanwijzen en machtigen om namens Afnemer toegang te krijgen tot de Software, en deze te gebruiken. Afnemer is verantwoordelijk voor de handelingen en naleving van deze gebruikers.

2.3. Afnemer is verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met en toegang tot de Software, en voor een zorgvuldige omgang met de inloggegevens en API-sleutels tot de Software door haar gebruikers. Afnemer vrijwaart Aanbieder van aanspraken van derden vanwege schade berokkend door een onzorgvuldig handelen met betrekking tot toegang en toegangsgegevens tot de Software door haar gebruikers.

2.4. Afnemer is er zelf verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die ter verwerking aan de Aanbieder worden verstrekt, voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’).

2.5. Afnemer stemt ermee in om niet:

3. Functionaliteit:

3.1. De functionaliteit die Aanbieder aanbiedt omvat het

3.2. Aanbieder streeft naar een beschikbaarheid van 98%. Deze beschikbaarheid is gedefinieerd als het percentage van de som van uren waarin de Software beschikbaar is voor gebruik voor Afnemer. Deze som van uren wordt berekend als de som van de uren tussen maandag t/m vrijdag 9:00 tot 17:00, uitgezonderd:

3.3. Aanbieder is niet aansprakelijk voor schade door overmacht of door onvoorziene omstandigheden waarop zij geen invloed kan uitoefenen. Onder overmacht wordt onder andere verstaan een internetstoring, epidemie, oorlog, natuurramp of staking.

3.4. Aanbieder biedt support aan bij een Gebrek aan het geleverde zolang het Gebrek aantoonbaar en/of reproduceerbaar is. Met Gebrek wordt bedoeld het niet of niet volledig voldoen aan de functionaliteit zoals in deze Algemene Voorwaarden is omschreven.

3.5. Afnemer zal Aanbieder binnen een termijn van twee weken informeren over een Gebrek aan het geleverde, of over een tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst. Als een Gebrek of tekortkoming niet binnen twee weken aanhangig is gemaakt, vervalt de aansprakelijkheid van Aanbieder hieromtrent.

3.6. De Software verwerkt één document per aanroep. Uitgelezen resultaten zijn via de API tot één uur na afronding van de verwerking op te halen; daarna geeft de API ze niet meer terug. Afnemer haalt resultaten tijdig op en slaat ze zelf op.

4. Tarieven en facturering

4.1. Aanbieder kan eenmaal per kalenderjaar de tarieven verhogen met maximaal 5%. Afnemer zal hiervan tijdig op de hoogte worden gesteld. Een jaarlijkse tariefverhoging geeft geen recht op tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst.

4.2. Periodieke betalingen zijn verschuldigd voorafgaand aan de betreffende periode. ‘Overuse’-tarieven worden periodiek (per maand of per kwartaal) achteraf gefactureerd.

5. Looptijd en beëindiging van de Overeenkomst:

5.1. Na afloop van de in de Overeenkomst vermelde contracttermijn wordt de Overeenkomst automatisch verlengd met eenzelfde looptijd.

5.2. Afnemer kan de overeenkomst met Aanbieder opzeggen met een opzegtermijn van drie kalendermaanden voor het einde van de contracttermijn.

5.3. Als Afnemer gedurende één aaneengesloten periode van zes maanden de Software niet heeft gebruikt, heeft Aanbieder het recht de Overeenkomst eenzijdig te beëindigen. Aanbieder zal Afnemer hierop attenderen, waarna na een ‘grace period’ van nogmaals twee maanden zonder gebruik, de Overeenkomst kan worden beëindigd door Aanbieder.

5.4. Leverings- en betalingsverplichtingen blijven gelden tot het einde van de contracttermijn van een (opgezegde) Overeenkomst.

5.5. Na beëindiging vervalt het recht tot toegang en gebruik van de Software. Wat er na het Einde van de Overeenkomst gebeurt met documenten en data die Afnemer naar de Software heeft geüpload, en met de uitgelezen resultaten, is geregeld in artikel 5.3 van de Verwerkersovereenkomst.

5.6. Bij een aanvraag van surséance van betaling, het uitspreken van het faillissement en de beëindiging van de eigen onderneming kan de Overeenkomst zonder inachtneming van een opzegtermijn worden beëindigd. Ingeval Aanbieder in deze gevallen de Overeenkomst beëindigen is er geen recht tot restitutie van reeds ontvangen gelden of tot (schade)vergoeding.

5.7. Tenzij anders bepaald, blijven bij een beëindiging van de Overeenkomst de afspraken in deze Algemene Voorwaarden welke naar hun aard bedoeld zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, onverminderd van kracht.

6. Intellectuele eigendomsrechten

6.1. Aanbieder en eventuele licentieverlener(s) aan Aanbieder bezitten alle intellectuele eigendomsrechten voor de leveringen van Aanbieder (inclusief alle programmatuur, databases, handleidingen, offertes en websites). Al het intellectueel eigendom hiervan blijft van Aanbieder en eventuele licentieverlener(s) aan Aanbieder.

6.2. Content (data, documenten) door Afnemer geüpload naar applicaties en Software van Aanbieder is en blijft eigendom van Afnemer. Afnemer geeft Aanbieder het recht om de content te gebruiken om deze Algemene Voorwaarden uit te voeren en, onder de voorwaarden van artikel 2.8 van de Verwerkersovereenkomst, om de Software te testen en te verbeteren.

6.3. Aanbieder vrijwaart Afnemer van eventuele aanspraken van derden voor een inbreuk op intellectuele eigendomsrechten door het gebruik van de Software van Aanbieder. Dit op voorwaarde dat deze aanspraken niet (mede) het gevolg zijn van het eigen foutief handelen door Afnemer. Ook zal Afnemer (op eigen kosten) volledige medewerking verlenen aan Aanbieder om eventuele aanspraken te kunnen weerleggen.

7. Geheimhouding en gegevensbeveiliging

7.1. Beide Partijen stemmen in met vertrouwelijkheid en geheimhouding met betrekking tot eigendoms- of vertrouwelijke informatie die zij gedurende het tot stand komen en de looptijd van de Overeenkomst van de andere Partij ontvangen. Beide Partijen zullen geen gegevens of informatie delen of overdragen aan andere partijen met betrekking tot elkaars bedrijfsvoering, programmatuur, diensten, etc., ook niet na de beëindiging van een Overeenkomst.

7.2. De geheimhoudingsplicht geldt ook voor alle natuurlijke personen en rechtspersonen waarmee Partijen zijn verbonden. Als voor een correcte uitvoering van deze Algemene Voorwaarden het noodzakelijk is een externe partij in te schakelen, dan is het toegestaan gegevens en kennis te delen met de externe Partij mits deze voorafgaand schriftelijk geheimhouding toezegt.

8. Aansprakelijkheid

8.1. Aanbieder is nimmer verantwoordelijk voor eventuele geleden schade door een foutief uitgelezen of geanalyseerd document. Afnemer is en blijft zelf verantwoordelijk voor een correcte analyse van de naar de Software geüploade documenten en dossiers. Afnemer erkent dat de Software slechts een hulpmiddel is voor de analyse en beoordeling van documenten, en dat de verantwoordelijkheid voor een correcte beoordeling van documenten blijft bij Afnemer.

8.2. Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen, is de aansprakelijkheid van Aanbieder voor directe of indirecte schade beperkt tot het uit te keren bedrag van de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Aanbieder, en indien de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering niet van toepassing is of niet uitkeert, tot één keer de factuurwaarde van de meest recente 12 kalendermaanden van Afnemer.

9. Clausule niet-overname van medewerkers: Tijdens een Overeenkomst en voor een periode van één jaar volgend op een beëindigde Overeenkomst is het niet toegestaan om medewerkers van Aanbieder, direct of indirect, werkzaamheden voor Afnemer te laten verrichten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aanbieder. Bij overtreding van deze clausule zal een direct opeisbare boete van €50.000 van toepassing zijn per overtreding.

10. Overige afspraken

10.1. Deze afspraken, en alle niet-contractuele rechten en verplichtingen daaruit voortvloeiende, worden in alle opzichten beheerst door het Nederlands recht. Alle geschillen tussen Partijen, welke mochten ontstaan naar aanleiding van deze afspraken, dan wel van afspraken die daarvan het gevolg zijn, zullen in eerste instantie worden beslecht door de gerechtelijke instantie waaronder de vestigingsplaats van Aanbieder ressorteert.

10.2. Alle wijzigingen in deze Algemene Voorwaarden zullen via e-mail worden gecommuniceerd naar Afnemer.

10.3. Aanbieder is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Aanbieder Afnemer tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal ten minste één maand zitten. Indien de wijziging tot gevolg heeft dat aan Afnemer een prestatie wordt verschaft die wezenlijk van de oorspronkelijke prestatie afwijkt en Aanbieder kan hiervoor geen passende oplossing aanbieden, heeft Afnemer de bevoegdheid de Overeenkomst te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.

10.4. Indien één of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden niet rechtsgeldig blijken te zijn in deze overeenkomst of de bijbehorende bijlagen, blijven deze Algemene Voorwaarden en de bijlagen voor het overige van kracht. Partijen zullen over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen bepaling.

Bij deze Algemene Voorwaarden horen de volgende bijlagen:

Verwerkersovereenkomst met bijlagen

Bijlage: Verwerkersovereenkomst

Partijen in deze verwerkersovereenkomst zijn:

A. Smart Backoffice Solutions B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan de Saal van Zwanenbergweg 11, 5026 RM Tilburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90141482, hierna te noemen ‘Verwerker’; en

B. De onderneming of organisatie die met Verwerker een overeenkomst voor Mortgage Documents heeft gesloten, of die Mortgage Documents gebruikt zonder schriftelijke overeenkomst, bijvoorbeeld bij Proefgebruik, hierna te noemen ‘Verwerkingsverantwoordelijke’.

Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke zijn hierna gezamenlijk aan te duiden als Partijen en ieder voor zich Partij.

In aanmerking nemende dat:

Zijn overeengekomen als volgt:

1. Definities:

1.1. Verwerkingsverantwoordelijke: De entiteit (een natuurlijk of rechtspersoon, een dienst, overheidsorgaan of andere organisatie) die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

1.2. Verwerker: De entiteit (een natuurlijk of rechtspersoon, een dienst, overheidsorgaan of andere organisatie) die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke.

1.3. Betrokkene: De persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, meestal een klant van Verwerkingsverantwoordelijke.

1.4. Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon.

1.5. Verwerking: Elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens. Dit is met inbegrip van maar niet beperkt tot het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, openbaar maken en wissen van gegevens.

1.6. Sub-verwerker: Elke externe dienstverlener of onderaannemer die door Verwerker wordt ingeschakeld om te helpen bij de gegevensverwerking, onder de voorwaarden van deze verwerkersovereenkomst.

1.7. Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.

2. Doel en reikwijdte van de verwerking:

2.1. Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerkersovereenkomst, de Algemene Voorwaarden en het insturen van documenten naar de Software gelden als die instructies. Verwerker verwerkt de gegevens alleen voor de doelen in bijlage A, en niet voor andere doeleinden (eigen doeleinden, of die van anderen). Het testen en verbeteren van de Software (doel (b) in bijlage A) gebeurt alleen onder de voorwaarden van artikel 2.8.

2.2. Verwerker zal alleen categorieën Persoonsgegevens verwerken die zijn omschreven in bijlage A.

2.3. Verwerker zal gegevens niet delen met andere partijen dan de sub-verwerkers in bijlage B, tenzij Verwerker hier wettelijk toe wordt verplicht. In dat geval informeert Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

2.4. Verwerker zal geen data bewerken of toevoegen zonder voorafgaande toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke, anders dan het uitlezen, controleren en in een vast formaat zetten van gegevens dat de Software als dienst uitvoert.

2.5. Verwerker bewaart ingestuurde documenten en de uitgelezen resultaten gedurende de looptijd van de Overeenkomst, zodat Verwerker ondersteuning kan bieden, documenten opnieuw kan verwerken en, onder de voorwaarden van artikel 2.8, de Software kan testen en verbeteren. Via de API zijn resultaten tot één uur na afronding van de verwerking op te halen; daarna geeft de API ze niet meer terug. Verwerkingsverantwoordelijke kan op ieder moment schriftelijk (een e-mail volstaat) verzoeken om bepaalde of alle documenten en resultaten te verwijderen; Verwerker voert zo’n verzoek binnen een maand uit. Verwerker mag documenten en resultaten ook eerder verwijderen.

2.6. Verwerker zal geen gegevens opslaan of verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’).

2.7. De Verwerkingsverantwoordelijke is er zelf verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die ter verwerking aan de Verwerker worden verstrekt, voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. Dat geldt in het bijzonder voor gezondheidsgegevens en het burgerservicenummer, die op sommige documenten staan (zie bijlage A), en voor het informeren van betrokkenen over de verwerking, waaronder die in artikel 2.8.

2.8. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker de instructie en toestemming om ingestuurde documenten en uitgelezen resultaten ook te gebruiken om de Software te testen en te verbeteren, voor alle afnemers van de Software, bijvoorbeeld door correcte uitkomsten vast te leggen waarmee de nauwkeurigheid wordt gemeten, en door instructies en modellen te verbeteren. Daarbij geldt: (i) alleen medewerkers van Verwerker die daarvoor zijn aangewezen hebben toegang; (ii) de gegevens blijven binnen de EER en worden alleen verwerkt met de sub-verwerkers in bijlage B; (iii) de gegevens worden niet verkocht, niet aan derden verstrekt en niet gebruikt om betrokkenen te beoordelen of te benaderen. Verwerkingsverantwoordelijke kan dit gebruik op ieder moment schriftelijk (een e-mail volstaat) weigeren of beëindigen. Verwerker gebruikt de gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke dan alleen nog voor doel (a) in bijlage A en verwijdert ze binnen een maand uit de gegevensverzamelingen waarmee de Software wordt getest en verbeterd. Verbeteringen die al zijn doorgevoerd, zoals aangepaste instructies, blijven bestaan. Na het Einde van de Overeenkomst gebruikt Verwerker de gegevens niet meer voor dit doel.

3. Principes voor gegevensverwerking:

3.1. Verwerker zal persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de AVG.

3.2. Alle medewerkers van Verwerker zijn verplicht tot de geheimhouding van gegevens ter beschikking gesteld door Verwerkingsverantwoordelijke waarvan zij kennisnemen.

3.3. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis als een instructie naar het oordeel van Verwerker in strijd is met de AVG of met andere regels over gegevensbescherming.

4. Sub-verwerking:

4.1. Verwerker heeft één of meerdere sub-verwerkers, deze zijn opgenomen in bijlage B. Door het gebruik van de Software gaat Verwerkingsverantwoordelijke akkoord met het gebruik van de diensten van deze sub-verwerker(s) door Verwerker.

4.2. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker algemene schriftelijke toestemming om sub-verwerkers in te schakelen. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke ten minste één maand vooraf per e-mail over het toevoegen of vervangen van een sub-verwerker. Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken. Vinden Partijen geen oplossing, dan kan Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst beëindigen per de datum waarop de wijziging ingaat.

4.3. Verwerker legt aan sub-verwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als die in deze verwerkersovereenkomst zijn opgenomen, en controleert dat deze sub-verwerker(s) daaraan voldoen.

4.4. De Verwerker blijft naar de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de sub-verwerker.

5. Gegevensbeveiliging en opslag

5.1. Verwerker implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen. Zie bijlage C voor een opsomming van een gedeelte van deze maatregelen.

5.2. Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur nadat Verwerker een Datalek heeft ontdekt, in kennis van dat Datalek. Verwerker verstrekt daarbij de informatie die Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om het Datalek te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan betrokkenen, en houdt Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de genomen maatregelen.

5.3. Na het Einde van de Overeenkomst bewaart Verwerker de documenten, uitgelezen resultaten en andere persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke totdat Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk (een e-mail volstaat) verzoekt ze te verwijderen of terug te geven. Teruggeven gebeurt als export van de uitgelezen resultaten in een gangbaar bestandsformaat. Verwerker voert zo’n verzoek binnen een maand uit en verwijdert daarbij ook alle bestaande kopieën, tenzij de toepasselijke wetgeving opslag vereist. Zonder zo’n verzoek verwijdert Verwerker de gegevens uiterlijk twaalf maanden na het Einde van de Overeenkomst. Tot die verwijdering gebruikt Verwerker de gegevens alleen om ze te bewaren en op verzoek terug te geven. Kopieën in back-ups verdwijnen met de gebruikelijke back-upcyclus.

5.4. Verwerker staat Verwerkingsverantwoordelijke bij in het nakomen van diens verplichtingen op grond van de artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, melding van Datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging), rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Verwerker beschikt.

6. Audits en inspecties

6.1. De Verwerker stelt aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van de in deze verwerkersovereenkomst neergelegde verplichtingen aan te tonen en staat audits en inspecties door de Verwerkingsverantwoordelijke of een door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde auditor toe en werkt in redelijkheid hieraan mee.

6.2. De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in het nakomen van verplichtingen om te reageren op verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

7. Overige bepalingen

7.1. Elke Partij is aansprakelijk voor haar eigen schending van deze verwerkersovereenkomst en vrijwaart de andere Partij voor alle schade die voortvloeit uit een dergelijke schending.

7.2. Deze overeenkomst, en alle niet-contractuele rechten en verplichtingen daaruit voortvloeiende, worden in alle opzichten beheerst door het Nederlands recht. Alle geschillen tussen Partijen, welke mochten ontstaan naar aanleiding van deze overeenkomst, dan wel van overeenkomsten die daarvan het gevolg zijn, zullen in eerste instantie worden beslecht door de gerechtelijke instantie waaronder de vestigingsplaats van Verwerker ressorteert.

7.3. Alle wijzigingen in deze verwerkersovereenkomst worden door Verwerker gecommuniceerd via e-mail aan Verwerkingsverantwoordelijke.

7.4. Verwerker is gerechtigd om deze verwerkersovereenkomst eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal ten minste één maand zitten. Indien de wijziging heeft tot gevolg dat aan Verwerkingsverantwoordelijke een prestatie wordt verschaft die wezenlijk van de oorspronkelijke prestatie afwijkt en Verwerker kan hiervoor geen passende oplossing aanbieden, heeft Verwerkingsverantwoordelijke de bevoegdheid de Overeenkomst te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.

7.5. Indien één of meer bepalingen van deze overeenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de overeenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.

Bij deze verwerkersovereenkomst horen de volgende bijlagen:

Bijlage Verwerkersovereenkomst A: Verwerkte persoonsgegevens en verwerkingsdoeleinden

1. Verwerkte persoonsgegevens

De Software van Verwerker leest documenten uit met behulp van OCR/AI-technieken. Noodzakelijkerwijs betekent dit dat alle leesbare gegevens uit deze documenten worden verwerkt, ook gegevens die niet in de tabel hieronder staan, zoals een pasfoto of handtekening op het document. De Software gebruikt een pasfoto niet om personen te herkennen.

Als Verwerkingsverantwoordelijke wenst dat bepaalde gegevens op aan te leveren documenten niet worden verwerkt (zoals het burgerservicenummer), dan dienen deze gegevens afgeschermd te worden op de aangeleverde documenten.

De persoonsgegevens die worden verwerkt verschillen per document. Onderstaande tabel geeft per documentcategorie aan (i) welke documenten de Software verwerkt en (ii) welke persoonsgegevens de Software daaruit uitleest.

Het totaal aan persoonsgegevens dat wordt verwerkt voor een Verwerkingsverantwoordelijke wordt bepaald door de documenten die Verwerkingsverantwoordelijke doorzet naar de Software van Verwerker voor verwerking.

Documentcategorie Documenten Uitgelezen persoonsgegevens

Identificatiedocumenten

Paspoort, identiteitskaart
  • Naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, geslacht, nationaliteit;
  • Soort document, documentnummer, datum van afgifte, geldigheidsdatum en instantie van afgifte;
  • De machineleesbare zone, die bij sommige documenten het burgerservicenummer bevat. De API geeft van het burgerservicenummer alleen terug of het zichtbaar is, niet het nummer zelf.

Inkomensdocumenten

Loonstrook, werkgeversverklaring
  • Naam, voornamen, geboortedatum en adres van de werknemer; naam, adres en KvK-nummer van de werkgever; naam en telefoonnummer van de ondertekenaar;
  • IBAN, functie, dienstverband, uren, salaris en andere inkomensbestanddelen, pensioenpremie en netto loon;
  • Onderhandse leningen via de werkgever en loonbeslag;
  • Gegevens over gezondheid en verlof, wanneer de loonstrook loon bij ziekte, ziekteverlof of ouderschapsverlof vermeldt;
  • Of het burgerservicenummer zichtbaar is.

Ondernemingsgegevens

KvK-uittreksel
  • Handelsnaam, rechtsvorm, KvK- en RSIN-nummer, SBI-codes, startdatum;
  • Naam, voornamen en rol (zoals eigenaar, vennoot, aandeelhouder of bestuurder) van de personen op het uittreksel.

Financiële producten

Overzicht studieschuld DUO
  • Naam, voornamen en adres van de lener;
  • Per studielening het saldo, de rente, de looptijd, de maandlast en de terugbetalingsregels;
  • Of het burgerservicenummer zichtbaar is.

Pandgegevens

Koopovereenkomst, taxatierapport
  • Naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, adres, e-mailadres, telefoonnummer en burgerlijke staat van de kopers; naam en adres van de opdrachtgevers van de taxatie;
  • Gegevens over de aankoop zoals koopsom, roerende zaken, datum van levering, notaris, bankgarantie en financieringsvoorbehoud;
  • Gegevens over het pand zoals adres, marktwaarde, erfpacht, VvE, energielabel, verduurzaming en fundering.

2. Betrokkenen

3. Verwerkingsdoeleinden

(a) Automatisch uitlezen van documenten voor verdere analyse en verwerking door Verwerkingsverantwoordelijke, met inbegrip van ondersteuning en het opnieuw verwerken van documenten;

(b) Het testen en verbeteren van de Software die wordt gebruikt in (a) hierboven, onder de voorwaarden van artikel 2.8 van deze verwerkersovereenkomst.

Toelichting: Verwerkingsverantwoordelijke kan het gebruik voor doel (b) op ieder moment per e-mail weigeren; de gegevens worden dan alleen nog voor doel (a) gebruikt.

4. Bewaartermijnen

Bijlage Verwerkersovereenkomst B: Sub-verwerkers

Smart Backoffice Solutions B.V. gebruikt de volgende sub-verwerkers:

Sub-verwerker Dienst Locatie van de gegevens

Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure)

Hosting van de Software, opslag van documenten en resultaten, database, Azure AI Document Intelligence en Azure OpenAI

Datacenters in Nederland (West-Europa), Ierland (Noord-Europa, voor back-ups) en Zweden (Zweden-Centraal). Azure OpenAI verwerkt gegevens uitsluitend binnen de EU-datazone van Microsoft.

Bijlage Verwerkersovereenkomst C: Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

1. Onze technische beveiligingsmaatregelen bestaan o.a. uit:

2. Onze organisatorische beveiligingsmaatregelen bestaan o.a. uit: